Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Küpper IT-Solutions UG (haftungsbeschränkt)
Sittarder Straße 40, 52511 Geilenkirchen, Deutschland
Vertreten durch die Geschäftsführerin Janine Hannemann
E-Mail: info@agriplaner.de · Kontaktformular: www.agriplaner.de/kontakt/

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben genannten Adresse.

2. Unsere Rollen: Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter

Als Verantwortlicher verarbeiten wir personenbezogene Daten beim Besuch unserer Website und unseres Online-Shops, bei Anfragen, bei der Anbahnung und Abwicklung von Verträgen mit unseren Kunden, in unserer Kundenverwaltung sowie beim Support.

Als Auftragsverarbeiter verarbeiten wir die Daten, die unsere Kunden (in der Regel Lohnunternehmen) und deren Mitarbeiter in der Software AgriPlaner erfassen, etwa Daten von Fahrern, Auftraggebern, Aufträgen, Arbeitszeiten oder Fahrzeugpositionen. Verantwortlicher für diese Daten ist das jeweilige Unternehmen, das AgriPlaner einsetzt. Mit jedem Kunden besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Betroffene Personen, etwa Mitarbeiter eines Lohnunternehmens, wenden sich mit Anfragen zu diesen Daten bitte an ihren Arbeitgeber bzw. an das jeweilige Unternehmen; an uns gerichtete Anfragen leiten wir dorthin weiter. Abschnitt 7 beschreibt, wie die Software technisch funktioniert, damit Sie nachvollziehen können, wohin Daten fließen.

3. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigten Interessen beruhen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Wenden Sie sich dazu an info@agriplaner.de.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

4. Hosting, Server-Protokolle und Datensicherung

Website, Online-Shop, Software, E-Mail-Server, GPS-Server und Sprachserver betreiben wir auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Rechenzentren in Deutschland. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Beim Aufruf unserer Seiten speichert der Server automatisch: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Referrer, Browser und Betriebssystem. Der E-Mail-Server protokolliert Absender, Empfänger, Zeitpunkt und Zustellstatus von E-Mails; Anmelde- und Sicherheitsdienste protokollieren fehlgeschlagene Anmeldeversuche mit IP-Adresse, um Angriffe automatisch abzuwehren. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und stabiler Betrieb, Abwehr von Angriffen, Nachvollziehbarkeit der E-Mail-Zustellung). Speicherdauer: Server-, E-Mail- und Sicherheitsprotokolle 14 Tage, Fehlerprotokolle der Anwendungen höchstens 30 Tage, danach automatische Löschung. IP-Adressen, die wegen wiederholter Angriffe gesperrt sind, bleiben für die Dauer der Sperre gespeichert, höchstens 4 Wochen.

Datensicherung. Hetzner erstellt täglich eine verschlüsselte Sicherung der Server im Rechenzentrum in Deutschland. Sicherungen werden rotierend überschrieben und stehen nur zur Wiederherstellung im Störungsfall zur Verfügung.

Betrieb und Wartung mit KI-Unterstützung. Für Administration, Fehleranalyse und Weiterentwicklung unserer Systeme setzen wir den KI-Assistenten Claude Code der Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, ein. Dabei können im Einzelfall Inhalte aus unseren Systemen, etwa Datenbankeinträge, Protokolle oder Dateien, an Anthropic übermittelt und von der Anthropic PBC in den USA verarbeitet werden. Anthropic ist hierfür als Auftragsverarbeiter vertraglich gebunden und verwendet die Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer, effizienter und fehlerfreier Betrieb unserer Systeme); zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 9.

5. Website agriplaner.de

Kontaktformular. Wir verarbeiten Ihr Anliegen, Name, E-Mail-Adresse, freiwillig Telefonnummer, Betrieb, gewünschtes Paket oder Stückzahl sowie Ihre Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Anfrage) bzw. lit. f (Beantwortung sonstiger Anfragen). Speicherdauer: bis zur abschließenden Bearbeitung, soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

Schutz des Kontaktformulars. Zum Schutz vor automatisierten Spam-Anfragen enthält das Formular ein verstecktes Feld und einen Zeitstempel. Außerdem begrenzen wir die Zahl der Anfragen je IP-Adresse; dafür speichern wir einen nicht umkehrbaren Hashwert der IP-Adresse mit dem Zeitpunkt der Anfrage für höchstens eine Stunde. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Missbrauch).

Support-Download. Auf agriplaner.de/support können Kunden nach Eingabe einer PIN, die sie von unserem Support erhalten, ein Programm für die Fernwartung herunterladen. Zum Schutz vor dem automatisierten Ausprobieren von PINs speichern wir bei einer falschen Eingabe einen nicht umkehrbaren Hashwert der IP-Adresse mit dem Zeitpunkt des Versuchs für höchstens 15 Minuten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Missbrauch).

Schriftarten, Cookies und Tracking. Die Website lädt alle Schriftarten von unserem eigenen Server, es werden dabei keine Daten an Dritte übertragen. Sie setzt keine Cookies, speichert nichts in Ihrem Browser und bindet keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste Dritter ein.

Reichweitenmessung. Um zu erfahren, wie oft unsere Seiten aufgerufen werden und woher Besucher kommen, zählt unser eigener Server die Seitenaufrufe. Gespeichert werden ausschließlich Tagessummen je aufgerufener Seite, grober Herkunft (zum Beispiel Suchmaschine, soziales Netzwerk, Domain der verweisenden Website oder direkter Aufruf) und Gerätetyp (Computer, Smartphone oder Tablet). Für diese Zuordnung wertet der Server beim Aufruf die übermittelte verweisende Adresse, einen etwaigen Kampagnenparameter in der aufgerufenen Adresse (utm_source) und die Browserkennung aus; diese Angaben werden danach sofort verworfen. IP-Adressen werden für die Statistik nicht verwendet, ein Rückschluss auf einzelne Besucher ist nicht möglich. Es werden weder Cookies gesetzt noch Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen, und es werden keine Daten an Dritte übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer bedarfsgerechten Gestaltung unserer Website). Speicherdauer: Die anonymen Tagessummen werden unbefristet aufbewahrt.

6. Online-Shop shop.agriplaner.de

Kundenkonto und Bestellungen. Für Registrierung und Bestellung verarbeiten wir Firmenname, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash), freiwillig Telefonnummer und USt-IdNr., Rechnungs- und Lieferadressen, Bestell- und Zahlungsdaten sowie Support-Anfragen einschließlich Anhängen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und lit. c (steuer- und handelsrechtliche Pflichten).

Nachweis des Vertragsschlusses. Bei einer Bestellung speichern wir, welche Erklärungen Sie abgegeben haben (Annahme der AGB, Abschluss des Vertrags zur Auftragsverarbeitung, Kenntnisnahme dieser Datenschutzerklärung) und welche Fassungen dieser Dokumente Ihnen dabei vorlagen, jeweils mit einer Prüfsumme des Dokuments, zusammen mit Zeitpunkt, Kundenkonto, IP-Adresse und Browserkennung. Dieselben Angaben speichern wir, wenn Sie uns unterzeichnete Vertragsunterlagen zurücksenden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO (Vertragsdurchführung, Aufbewahrungspflichten, Nachweis des Vertragsinhalts). Speicherdauer: für die Dauer des Vertrags und danach bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist für Geschäftsbriefe (6 Jahre); die IP-Adresse entfernen wir nach 180 Tagen.

Prüfung der USt-IdNr. Geben Sie eine USt-IdNr. an, prüfen wir sie über das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (VIES) der Europäischen Kommission. Übermittelt werden nur Länderkennung und Nummer. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 18e UStG.

Schutz vor Missbrauch. Bei Anmeldung, Registrierung, Bestellung und Support speichern wir IP-Adresse, das daraus abgeleitete Land und den Browsertyp und bewerten Bestellungen automatisiert nach Risikomerkmalen (z. B. Herkunftsland, Bestellwert, Häufung von Bestellungen). Auffällige Bestellungen werden von einem Mitarbeiter geprüft; eine ausschließlich automatisierte Ablehnung findet nicht statt. Die Länderzuordnung erfolgt über eine lokal auf unserem Server gespeicherte Datenbank (DB-IP), ohne Übermittlung an Dritte. Statt Google reCAPTCHA verwenden wir eine selbst gehostete Rechenaufgabe, die Ihr Browser löst. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Betrug und Angriffen). Speicherdauer: Sicherheitsprotokolle 90 Tage, IP-Adressen in Bestellungen 180 Tage.

Zahlung mit PayPal. Wählen Sie PayPal, werden Sie zu PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg weitergeleitet. Wir übermitteln Bestellnummer, Betrag und bei Warenlieferungen die Lieferadresse. Im Shop werden keine PayPal-Skripte geladen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Versand mit DHL. Zur Zustellung übermitteln wir Name, Firma, Lieferadresse sowie E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Telefonnummer zur Zustellbenachrichtigung an die DHL Paket GmbH, Sträßchensweg 10, 53113 Bonn. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

E-Mails. Bestell-, Vertrags- und Rechnungs-E-Mails sowie Nachrichten unseres Teams versenden wir über unseren eigenen Mailserver. Mit der Bestellbestätigung und der Auftragsbestätigung erhalten Sie AGB, Datenschutzerklärung und Vertrag zur Auftragsverarbeitung als PDF. Werbe-E-Mails senden wir nur mit ausdrücklicher Einwilligung.

Cookies. Der Shop setzt ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie für Anmeldung, Warenkorb und Sicherheitsprüfungen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies.

Speicherdauer. Kontodaten bis zur Löschung des Kontos, die Sie jederzeit im Kundenkonto vornehmen können; unbestätigte Konten ohne Bestellung löschen wir nach 30 Tagen. Bestell- und Rechnungsdaten bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf (Abschnitt 10).

7. Software AgriPlaner (Webinterface und App)

Die folgenden Angaben betreffen Daten, die wir im Auftrag unserer Kunden verarbeiten (Abschnitt 2). Die Rechtsgrundlage bestimmt das jeweilige Unternehmen als Verantwortlicher; in Betracht kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO sowie für Beschäftigtendaten Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG.

Verarbeitete Daten. Stammdaten von Mitarbeitern (Name, PIN nur als Hash, Qualifikationen), Arbeitszeiten und Pausen, Aufträge mit Zeitstempeln, Mengen, Flächen und Fotos, Kunden- und Rechnungsdaten des Unternehmens, Belege, Fahrzeugdokumente sowie Standortdaten nach den folgenden Absätzen. Bankverbindungen und Steuernummern werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert.

Cookies und lokaler Speicher im Webinterface. Das Webinterface setzt ein Sitzungs-Cookie für die Anmeldung und ein Cookie mit der Kennung des Betriebs. Ansichtseinstellungen, etwa gewählte Filter, speichert es im lokalen Speicher Ihres Browsers. Diese Speicherungen sind für die Nutzung technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); Analyse- oder Werbe-Cookies gibt es nicht.

Lokale Speicherung in der App. Die App speichert Betriebsdaten im Gerätespeicher zwischen, damit sie auch ohne Netz funktioniert, und überträgt sie danach an unsere Server. Die App liest keine privaten Inhalte des Geräts aus (keine Kontakte, keine Fotos außer den bewusst aufgenommenen, keine Nachrichten).

Standortdaten. Die App verwendet den Gerätestandort, um die eigene Position auf der Karte und in der Navigation anzuzeigen. Hat das Unternehmen die standortbasierte Arbeitszeiterfassung aktiviert, prüft die App beim Starten und Beenden der Arbeitszeit auf dem Gerät, ob sich das Gerät im festgelegten Bereich befindet; der Standort wird dabei nicht an unsere Server übertragen. Im Modul Winterdienst zeichnet die App während einer gestarteten Tour den Fahrtverlauf auf und überträgt ihn als Leistungsnachweis an den Server des Unternehmens. Mit AgriPlaner GPS senden fest verbaute Tracker die Position von Fahrzeugen und Maschinen über das Mobilfunknetz der 1NCE GmbH, Sternengasse 14–16, 50676 Köln, an unseren eigenen GPS-Server. GPS-Positionsverläufe der Tracker werden nach 6 Monaten automatisch gelöscht.

Kartendienste. Webinterface und App stellen Karten mit Mapbox (Mapbox, Inc., 740 15th Street NW, Washington, D.C. 20005, USA) dar; das Webinterface nutzt zusätzlich Google Maps (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) für Karten und Adresssuche. Dabei werden IP-Adresse, Kartenausschnitte und gegebenenfalls Koordinaten an den jeweiligen Anbieter übertragen. Google verarbeitet diese Daten bei Google Maps in eigener Verantwortung. Für die Postleitzahl- und Straßensuche fragt unser Server die freie OpenPLZ-API (openplzapi.org) und für die Umwandlung von Koordinaten in Adressen den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation ab; an diese Dienste übermitteln wir nur Suchbegriffe bzw. Koordinaten, nicht die IP-Adresse der Nutzer.

Push-Benachrichtigungen. Für Hinweise an die App (z. B. neue Aufträge, Alarme) nutzen wir Firebase Cloud Messaging der Google Ireland Limited. Übermittelt werden ein Geräte-Token und der Inhalt der Benachrichtigung.

AgriTalk (Betriebsfunk). Die Sprachübertragung erfolgt live über einen von uns selbst betriebenen Server in Deutschland. Sprachinhalte werden nicht aufgezeichnet oder gespeichert; der Zugang ist nur über personalisierte, tokengeschützte Links möglich.

KI-gestützte Belegerkennung. Lädt ein Nutzer einen Tankbeleg oder eine Eingangsrechnung zur automatischen Erfassung hoch, wird das Bild an Anthropic Ireland, Limited (Dublin, Irland) übermittelt und von der Anthropic PBC in den USA verarbeitet, um Menge, Preis, Datum und Rechnungsangaben auszulesen. Auf dem Beleg sichtbare personenbezogene Daten können dabei mitverarbeitet werden. Die Inhalte werden nach den Vertragsbedingungen von Anthropic nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Die erkannten Werte sind vor der Übernahme zu prüfen.

Anzeige von PDF-Dokumenten in der App. Zum Anzeigen von PDF-Dokumenten lädt die App die Bibliothek pdf.js vom Dienst cdnjs der Cloudflare, Inc. (USA). Dabei wird die IP-Adresse des Geräts an Cloudflare übertragen. Mit einer der nächsten App-Versionen wird die Bibliothek von unserem eigenen Server geladen.

Webradio. Die Senderliste ruft unser Server aus dem freien Verzeichnis radio-browser.info ab. Wählt ein Fahrer einen Sender, verbindet sich das Gerät direkt mit dem Server des Radiosenders und lädt das Senderlogo von dessen Adresse; dabei wird die IP-Adresse des Geräts an diese Server übertragen.

8. Kundenbeziehung und Vertragsabwicklung

Für die Verwaltung unserer Kundenverträge, die Einrichtung der Zugänge, die Abrechnung der Nutzungsentgelte, E-Rechnungen und den Support verarbeiten wir Firmen- und Kontaktdaten, Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten, Angaben zu den eingerichteten Zugängen und Geräten sowie die Kommunikation mit Ihnen. In unserer Kundenverwaltung speichern wir dazu Kopien der E-Mails, die wir Ihnen senden, ordnen eingehende E-Mails Ihrem Kundenkonto zu und legen von Ihnen unterzeichnete Vertragsunterlagen ab. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO sowie lit. f (geordnete Kundenbetreuung und Nachweis von Vereinbarungen). Rechnungsdaten geben wir im Rahmen der gesetzlichen Pflichten an unseren Steuerberater und an Finanzbehörden weiter.

9. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung außerhalb der EU/des EWR findet nur in folgenden Fällen statt:

Google (Maps, Firebase): mögliche Übermittlung in die USA; Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO).
Mapbox: USA; Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
Anthropic (Belegerkennung, Wartung mit Claude Code): Verarbeitung durch die Anthropic PBC in den USA; Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
Cloudflare (pdf.js in der App): USA; Cloudflare, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO).
OpenStreetMap Foundation (Nominatim): Vereinigtes Königreich; Angemessenheitsbeschluss (Art. 45 DSGVO). Übermittelt werden nur Koordinaten.

10. Speicherdauer im Überblick

Server-, E-Mail- und Sicherheitsprotokolle: 14 Tage; Fehlerprotokolle: höchstens 30 Tage
Sicherheitsprotokolle des Shops: 90 Tage; IP-Adressen in Bestellungen und Zustimmungsnachweisen: 180 Tage
GPS-Positionsverläufe der Tracker: 6 Monate
Arbeitszeitaufzeichnungen: nach Vorgabe des jeweiligen Unternehmens, mindestens für die gesetzlichen Fristen (z. B. 2 Jahre nach § 17 MiLoG)
Rechnungen und sonstige Buchungsbelege: 8 Jahre; Handelsbücher und Jahresabschlüsse: 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB)
Geschäftsbriefe, E-Mail-Korrespondenz, Zustimmungsnachweise und unterzeichnete Vertragsunterlagen: 6 Jahre nach Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet
Kundenkonto im Shop: bis zur Löschung durch Sie
Daten der Software nach Vertragsende: Bereitstellung zum Export für 30 Tage, danach Löschung gemäß Vertrag zur Auftragsverarbeitung

11. Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, unter anderem:

verschlüsselte Übertragung (HTTPS/TLS) und HSTS
Speicherung von Passwörtern ausschließlich als Hash, Zwei-Faktor-Anmeldung
verschlüsselte Speicherung von Bankverbindungen und Steuernummern
strikte Mandantentrennung und Rollenkonzept
tägliche Datensicherung im deutschen Rechenzentrum
Schutz vor Angriffen durch Anfragebegrenzung und automatische Sperre auffälliger Zugriffe
Protokollierung von Änderungen an Kundendaten und regelmäßige Sicherheitsprüfungen

12. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Leistungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.